Vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung auf Grundlage des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (sog. COVID-19-Gesetz) als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Dies führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung und bei den Rechten der Aktionäre. Die gesamte Hauptversammlung wird im zugangsgeschützten Aktionärsportal vollständig in Bild und Ton im Internet übertragen. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) ist hingegen ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Den Aktionären wird bis zum Sonntag, 14. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ), eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können des Weiteren über elektronische Kommunikation Widerspruch zur Niederschrift gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären. Im Hinblick auf die Besonderheiten der virtuellen Hauptversammlung bitten wir Sie um Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Nutzung des Aktionärsportals. Näheres finden Sie sodann in der am 7. Januar 2021 im Bundesanzeiger veröffentlichten Einberufung

1. Bereitstellung des Aktionärsportals im Internet

Die Hauptversammlung findet am 17. Februar 2021 ab 10:00 Uhr (MEZ) virtuell ohne physische Präsenz der Aktionäre statt. Für Zwecke der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung von Aktionärsrechten stellt die Gesellschaft auf ihrer Internetseite unter 

www.ceconomy.de/Hauptversammlung

ab dem 

27. Januar 2021 

ein internetgestütztes Hauptversammlungssystem (Aktionärsportal) zur Verfügung. 

2. Anmeldung zur Hauptversammlung und Anmeldebestätigung erforderlich

Nach ordnungsgemäßer und fristgerechter Anmeldung zur Hauptversammlung erhalten angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten per Post eine Anmeldebestätigung, auf der Zugangsdaten abgedruckt sind, die zur Anmeldung im Aktionärsportal erforderlich sind. Mit diesen Zugangsdaten können sich die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten im Aktionärsportal anmelden und nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen ihre Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung ausüben. Die Ausübung von Aktionärsrechten auf anderem Wege – wie in der Einberufung ebenfalls beschrieben – bleibt hiervon unberührt. Wenn Sie mehrere Anmeldebestätigungen mit unterschiedlichen Zugangsdaten erhalten haben, führen Sie die nachfolgend beschriebene Anmeldung bitte für jede dieser Anmeldebestätigungen gesondert durch und nehmen Sie Ihre Aktionärsrechte im Aktionärsportal bitte jeweils gesondert wahr.

3. Zugang/Anmeldung zum Aktionärsportal

Auf der Anmeldeseite des Aktionärsportals, das unter dem obenstehenden Link erreichbar ist, tragen Sie bitte zunächst die fünfstellige Nummer Ihrer Anmeldebestätigung in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf das Feld „Weiter“. Sodann übertragen Sie bitte den Inhalt der Felder „Anzahl Aktien“, „PLZ“ (für Postleitzahl) und „Ort“ von ihrer Anmeldebestätigung genauso in die dafür vorgesehenen Felder, wie dieses auf der Anmeldebestätigung eingetragen ist, und tragen den links unten auf der Internetseite angegebenen Sicherheitscode in das rechts dafür vorgesehene Feld ein. Sodann klicken Sie bitte auf das Feld „Prüfen“. 

Sodann werden Sie gebeten, für Ihren Zugang ein individuelles Passwort festzulegen, das zumindest einen Großbuchstaben, einen kleinen Buchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthält und zumindest 8 Zeichen lang ist. Notieren Sie sich das von Ihnen gewählte Passwort separat und geben Sie dieses sodann erneut im Feld „Passwort (Wiederholung)“ ein. Durch die Eingabe des Passwortes entfällt die Notwendigkeit, die Einzeldaten aus Ihrer Anmeldebestätigung bei einem künftigen Zugriff auf das Aktionärsportal erneut anzugeben. Bitte bewahren Sie dennoch die Anmeldebestätigung auf.

Nach Anklicken des Feldes „Anmelden“ werden Ihnen auf der nun folgenden Seite die Nutzungsbedingungen für das Aktionärsportal angezeigt. Mit Anklicken des Feldes "Weiter" bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Akzeptanz dieser Nutzungsbedingungen. 

Bitte beachten Sie, dass Sie nach 15 Minuten ohne Tätigkeit automatisch aus dem Aktionärsportal abgemeldet werden. Dann müssen Sie sich bitte erneut anmelden.

Sollten Sie nach erfolgreicher erstmaliger Anmeldung Ihr Passwort vergessen haben, können Sie durch die Betätigung des Feldes „Passwort vergessen“ auf der linken Seite das Passwort zurücksetzen und sich sodann mit den Daten von ihrer Anmeldebestätigung erneut anmelden. 

Das Aktionärsportal bietet ihnen nach ordnungsgemäßer Anmeldung im System folgende Optionen

• Stimmabgabe ab 27. Januar 2021 bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung am 17. Februar 2021 durch 
  • elektronische Briefwahl,
  • Erteilung von Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder
  • Erteilung von Vollmacht an eine Person Ihrer Wahl;
• Herunterladen der Bestätigungen über die Stimmabgabe bei elektronischer Briefwahl oder Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft (deutsch und englisch) unmittelbar nach der Stimmabgabe;
• Einreichung von Fragen bis Sonntag, 14. Februar 2021, 24:00 Uhr (MEZ);
• Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung am 17. Februar 2021, ab 10:00 Uhr (MEZ);
• Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis und die Präsenz (einschließlich der Anzahl der elektronischen Briefwahlstimmen) während der Hauptversammlung;
• ggf. Abgabe von Widersprüchen gegen die Beschlüsse nach Stimmabgabe bis zum Ende der Hauptversammlung sowie
• Anfordern der Bestätigung, ob und wie die von Ihnen abgegebenen Stimmen gezählt wurden (deutsch und englisch) ab Ende der Hauptversammlung bis 17. März 2021, 24:00 Uhr (MEZ). 

Beachten Sie zu den einzelnen Optionen die Hinweistexte im Aktionärsportal. Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an unsere System-Hotline unter +49 (0)681 926290 oder per E-Mail an ceconomy-hv2021_at_hvbest.de.

4. Technische Voraussetzungen

Zur Nutzung des Aktionärsportals muss Ihr Browser mindestens die 128-Bit-SSL-Verschlüsselung unterstützen. Das Aktionärsportal können Sie auf Desktop-PCs oder mobilen Endgeräten nutzen. Die gängigen Browser mit aktuellen Sicherheitsstandards werden unterstützt. 

Das System wird in einem separaten Fenster geöffnet. Sollte dies bei Ihnen nicht funktionieren, so stellen Sie bitte sicher, dass Ihr browserinterner Popup-Blocker diesen Zugriff gestattet. Ferner müssen die Sicherheits- bzw. Datenschutzeinstellungen des Browsers eine einwandfreie Programmausübung zulassen. Insbesondere kann die Verfügbarkeit bei der Verwendung von Tablet-PCs, Smartphones oder ähnlichen mobilen Endgeräten aufgrund gerätespezifischer Besonderheiten unter Umständen nicht oder nur eingeschränkt möglich sein. 

Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an unsere System-Hotline unter +49 (0)681 926290 oder per E-Mail an ceconomy-hv2021_at_hvbest.de.

5. Verfügbarkeit des Aktionärsportals und Haftungsausschluss

Bitte bewahren Sie Ihre Anmeldebestätigung und das von Ihnen individuell gewählte Passwort sorgfältig auf, um eine Nutzung durch Unberechtigte zu verhindern. Sollte ein Verdacht auf Missbrauch Ihrer Anmeldebestätigung bestehen, informieren Sie bitte unsere System-Hotline unter +49 (0)681 926290 oder ceconomy-hv2021_at_hvbest.de.

Die seitens CECONOMY AG und ihrer Dienstleister getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionstüchtigkeit des Aktionärsportals und der Datensicherheit entsprechen den in der Praxis üblichen Standards. Die CECONOMY AG tritt nicht für Mängel ein und übernimmt keine Haftung für die Funktionsfähigkeit und die örtliche Verfügbarkeit sowie die permanente Aufrechterhaltung des Telekommunikationsnetzes sowie der Internetdienste. Im Übrigen übernimmt die CECONOMY AG die Verantwortung im Rahmen der zwingenden Vorschriften des COVID-19-Gesetzes sowie des Aktienrechts.

Die Stabilität und Verfügbarkeit der Dienste kann nach heutigem Stand der Technik Schwankungen unterworfen sein. Bitte nutzen Sie die Dienste des Aktionärsportals so rechtzeitig, dass im Falle der vorübergehenden Nichtverfügbarkeit noch eine fristgerechte erneute Inanspruchnahme der Dienste in Betracht kommt.

6. Kontakt

Für Fragen zum Aktionärsportal wenden Sie sich bitte telefonisch an: +49 (0)681 926290 oder per E-Mail an: ceconomy-hv2021_at_hvbest.de